الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر بالتفصيل

ما هو مفهوم مصطلح الجرد والفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر؟

• هو عبارة عن إعادة إحصائية المستلزمات الموجودة في المشروع وذلك لعدد كثير من الأغراض، التي يجب التحقق منها من خلال ذلك الجرد وحتى لو تعددت أنواعه إلا أن الغرض الأخير يعد واحد.
• كما يتم هذه الخطوة من خلال أشخاص مسؤولين ذو أمانة كبيرة لاكتشاف الأخطاء المالية، التي قد توجد من بعض الموظفين الغير مسؤولين في ذلك المكان.
• كما يتم الجرد في جميع الجهات المتخصصة في جميع أنواعها، كما تطبق أكثر في المخازن والأماكن التي يتم منها صرف الموارد المستلزمات في إدارة المكان.

الجرد الدوري: –

• يتم ذلك الجرد في المشاريع المختلفة ولكن ليست بصفة عامة بخلاف الجرد المستمر، ولكن كما قلنا مسبقا أن النتيجة واحدة
• ولكن لا يكون بصفة مستمرة.
• حيث إن الجرد الدوري يتم كل فترة كبيرة من الزمن، فقد يكون مرة واحدة فقط خلال العام وقد يكون بالكثير مرتين فقط طوال العام لا أكثر.
• ويفضل عدم تحديد موعد الجرد الدوري حتى لا يكون هناك مجال للتغيير في الحسابات الأصلية، واكتشاف الأخطاء بطريقة سهلة وميسرة.

الجرد المستمر: –

• يتم الجرد المستمر من خلال أحد موظفي المشروع نفسه، حيث إنه لا يوجد فترة زمنية كبيرة بين المرة والأخرى لأنها تتم باستمرار خلال السنة.
• كما يعمل الجرد المستمر على الحفاظ على كافة المستلزمات في إهدارها من غير موضعها التي خصصت له، كما تعمل على المتابعة المستمرة لأداء الموظفين وامتنانهم في العمل.

الجرد السنوي

تقوم الشركة بعمل جرد قبل أن تنهي التقارير المالية السنوية وذلك لمقارنة الكميات الموجودة في المستندات الورقية مع الكميات الفعلية الموجودة في المخازن، 

ولكن من عيوب هذا النظام أنه لا يعطي نتائج دقيقة بشكل كافي وذلك بسبب أنهم يتم إجراء الجرد السنوي مرة واحدة في العام.

والفرق بين نظام الجرد الدوري ونظام الجرد السنوي هو أن نظام الجرد الدوري يكون بشكل ممنهج لحساب جميع أقسام المخزن وقد يكون بشكل يوميا ولكن يفضل أن يكون كل ثلاثة أشهر بحد أدنى

أما بالنسبة للجرد السنوي هو شامل ويتم إجراءه كل عام لمعرفة الكميات والمبالغ الموجودة لدى الشركة على أرض الواقع قبل إقفال السنة المالية.

الجرد المفاجئ

يتم هذا النوع من الجرد باختيار عينة عشوائية من المنتجات المهمة ويتم جردها بشكل كامل، من مميزات هذا الجرد.

• هو اكتشاف العناصر الفاسدة والغير أمينة داخل
• العثور على الكميات الدقيقة من المخزون داخل المستودع.
• التأكد من أن موظف المسؤول عن المخزن يقوم بتسجيل جميع عمليات الوارد والصادر إلى المستودع في السجلات المخصصة لذلك.
• التأكد وبشكل مستمر على تواريخ صلاحية الأصناف في المخزون وحصر التلفيات الحقيقية الموجودة في المخازن.
• اكتشاف عمليات السرقة أو الاختلاس في المخازن خصوصا في المواد المهمة أو غالية الثمن.

الفرق بين نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر

يجب قبل اختيار أي نوع من إدخالات أنظمة الجرد التعرف في البداية على نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر ومميزات كل منهما، فسوف نتعرف فيما يلي على الفرق بين نظام الجرد ونظام الجرد المستمر: –

إدخالات الإغلاق: – هي تسجيلات معينه في الدفاتر المحاسبية وهي إلزامية بشكل أساسي في نظام الجرد الدوري ولكن لا حاجة لها في نظام الجرد المستمر

حساب تكلفة البضاعة المباعة في نظام الجرد المستمر يمكن حساب تكلفة البضاعة المباعة بشكل أكثر دقة، وذلك لسبب لأنه يتم تحديث حساب المخزن بعد كل عملية بيع، أما بالنسبة لجد الدوري فيحسب تكلفه البضاعة المباعة في نهاية الفترة المحاسبية حيث يقوم بحساب عن طريق جمع مخزون أول المدة زائد المشتريات خلال الفترة ناقص المخزون نهاية العام يعطينا تكلفه البضاعة المباعة.

طريقة استخدام: -في نظام الجرد الدوري يقوم أحد الموظفين بإجراء عملية الجرد بشكل تفصيلي لجميع المنتجات الموجودة في المستودع، أما بالنسبة لنظام الجد المستمر فيتم الاستعانة بنظام الكمبيوتر حيث إنه يتم متابعة جميع المنتجات والأصناف في الوقت الفعلي عند بيع أي نوع من المنتجات الموجودة بالمستودع.

الحسابات: -في النظام الجرد المستمر يتم تسجيل أي عملية في دفتر الأستاذ العام أو دفتر الأستاذ، وبعد ذلك يتم تحديث قرد الوحدة الموجودة في المستودع بشكل فردي.

أما بالنسبة لنظام الجد الدوري فيتم إضافة تكلفة البضاعة المباعة في نهاية العام قبل إعداد التقارير المالية يقوم أحد الموظفين بعمل جرد مادي لجميع المنتجات والأصناف الموجودة في المخزن.

القيود المحاسبية لنظام الجرد المستمر

من مميزات الجرد المستمر أنك يمكن التعرف على حجم المخزن في المستودع في أي وقت تريد، ولذلك يتم عمل قيود محاسبيه بشكل مستمر وذلك لمعرفة الكميات الموجودة بالمستودع حيث يتم إضافة قيد يومية في حالة حدوث أي عملية شراء أو صرف أي صنف من أصناف المخزن

قيود عملية الشراء

يكون فيها هذه الحالة المخزن في الجانب المدين والمورد في الجانب 

في حالة عملية البيع

يتم حساب العميل في الجانب المدين وحساب المبيعات في الجانب الدائن

قيود تكلفة البضاعة المباعة

في هذه الحالة تكون البضاعة المباعة في الجانب المدين والمخزون في الجانب الدائن

قيود مردودات المبيعات

في حالة مردودات المبيعات يتم عمل قيدين القيد الأول هي إثبات عمليه رد المبيعات والقيد الثاني هي رد حساب تكلفة البضاعة المباعة

القيد الأول تكون مردودات المبيعات في الجانب المدين والعميل في الجانب الدائم

القيد الثاني يقول المخزن في الجانب المدين والتكلفة البضاعة المباعة في الجانب الدائن

قيد رد تكلفة البضاعة المباعة

مصروفات المبيعات

في حالة وجود بعض المصروفات مثل مصاريف النقل أو غيرها من تلك المصاريف يتم عمل قيد إثبات هذه المصاريف

وتكون في مصاريف المبيعات في الجانب المدين والنقدية في الجانب الدائم

وسائل القيام بالجرد الناجح: –

• أن يكون مسؤول الجرد على دراية بجميع محتويات المخزن، سواء كانت المحتويات الأساسية أو المصروف منها ويتم ذلك من خلال دفاتر الإحصائيات.
• ويمكنك أيضا التأكد من ذلك بصورة شخصية، كما تكون باستخدام الوسائل الحديثة في عمل الجرد مثل التكنولوجيا والكمبيوتر واللاب الذي يحتوي على جميع برامج الحسابات.
• ولا يمكن لشخص واحد القيام بذلك الجرد بصورة ناجحة وكاملة، بل يجب وجود أفراد مساعدين في ذلك الجرد ويقوم بالإشراف عليهم وعلى الشغل الذي يقومون به.
• كما يفضل الجرد المستمر أكثر من الجرد الدوري، حيث إنه يسهل أكثر على الشخص المسؤول في عملية الجرد ويكون هناك متابعة مستمرة للعمل.

أهمية الجرد: –

• يعتبر الجرد من الأشياء المهمة جدا في مجال المشاريع سواء كان الجرد دوري أو مستمر فهو مهم جدا في ذلك المجال، حيث إنه يقدم الكثير من المميزات لرئيس العمل.
• فهو يعمل على اختبار قيمة الأمانة لدى الموظفين والتأكد من عدم استغلال الموارد التي يشرفون عليها في غير موضعها أو التجارة بها لحسابهم الشخصي.
• كما يعمل على متابعة العمل باستمرار وتسجيل المواد الناقصة وسد الاحتياجات الخاصة في ذلك المجال الواسع، والعمل على توفيرها بصورة كبيرة وسريعة.
• بالإضافة إلى أنه يساعد في زيادة مسؤولية الموظفين، وإعطائهم إنذار أن هناك رقابة دائمة على تصرفاتهم التي يقومون بها فلا يكون هناك مجال للغش أو الخداع والتزوير في الأوراق الرسمية.
• يجب عليك في حالة إدارة مشروع معين، أن توفر موظفي الجرد كل فترة غير محددة الوقت للحفاظ على مشروعك من الانهيار والحفاظ على الموارد البشرية والمادية الخاصة بك.
• كما أن توافر رقابة دائما في مكان العمل، يعمل على زيادة الإنتاج بصورة واضحة وعدم تخطي الحدود التي وضعت لهم لكسب المال بأي طريقة من الطرق.

وفي نهاية موضوعنا عن الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر بالتفصيل، لا بد من معرفة الفرق الشاسع بين الجرد الدوري والجرد المستمر ومعرفة فائدة الجرد بوجه عام وفائدة كلا منهم بوجه خاص.